expectativasUno de los aspectos en los que se debe de poner especial atención en la administración de proyectos, es la de establecer y gestionar las expectativas de los interesados.

Si bien la creación de una línea base de tiempo y la definición del alcance de un proyecto  es útil, si las expectativas no son realistas, el calendario y el presupuesto puede desbordarse fácilmente.

¿Qué pueden hacer los gerentes de proyectos para ayudar a asegurar que todas las partes están en la misma sintonia y que los proyectos se ajusten a los plazos y presupuestos?

A continuación, se presentan algunas sugerencias.

Reunir el equipo adecuado

equipo

Tener confianza en el equipo del proyecto puede recorrer un largo camino cuando se trata de gestionar las expectativas de los clientes y las partes interesadas.

Dedicar un tiempo al análisis del proyecto al principio

A menudo en las reuniones de inicio del proyecto los interesados ​​preguntarán inmediatamente acerca de [una] fecha de entrega final, o el momento de un primer borrador del producto para su revisión.

Sin embargo, esto no siempre es posible, especialmente para proyectos complejos. Por lo tanto, para establecer adecuadamente las expectativas. Es necesario que haya un período de descubrimiento claramente definido en el que PM y otras partes interesadas puedan analizar eficazmente el proyecto y determinar el verdadero alcance.

Cuesta mucho tiempo, pero ahorra mucho estrés.

Requisitos del documento

Si su proyecto incluye a las partes interesadas de negocios, es fundamental que las necesidades y requisitos del negocio estén bien documentados en una declaración detallada del alcance.

Crear un calendario realista

Si necesitas entregar algo en 4 semanas, establece el calendario para la entrega en 2 ó 3 semanas y permita 1 o 2 semanas de respaldo.

Si el equipo hace un milagro, genial. Pero si no lo hacen, ya tienes tiempo para permitir desfases (internos). Esto asegura un sentido apropiado de la urgencia y un plazo de entrega menos estresante.

Establecer y reconocer hitos

Establecer hitos para mostrar al cliente cómo se espera que avance el proyecto, y permitirles ver y aprobar el trabajo antes de pasar a cada hito posterior.

Proporcionar actualizaciones y demos a las partes interesadas

La comunicación con el cliente es obligatoria a lo largo de cada proyecto. Desde el inicio de cada proyecto es importante informar a las partes interesadas lo que se espera de ellos para mantener el proyecto avanzando para cumplir con el plazo.