Gestión de los cambios en un proyecto

La mayoría de los proyectos están sujetos a cambios y modificaciones durante su ejecución, los cuales pueden llegar a provocar el fracaso del proyecto si no se gestionan correctamente.

Es considerado un cambio todo aquello que modifique las de-limitaciones iniciales del proyecto, las cuales deben ser claramente definidas en el plan del proyecto, siendo lo más lo mas común que se modifique el alcance.

No se consideran cambios aquellas modificaciones que debamos hacer para corregir un entregable.

Todo cambio supone una perturbación del proyecto y por tanto un riesgo para este.

Para ello es necesario que el director del proyecto tenga claros los siguientes aspectos:

  • Objetivo del proyecto. Que pretende obtener la organización o el cliente con este proyecto y
  • Alcance incluido y bien definido en la aprobación del proyecto

De forma general el proceso de solicitud y aprobación de los cambios debe incluir los siguientes pasos:

Emisión de la solicitud(es) de cambio(s).

Para esto, la persona que solicita el cambio debe definir el cambio solicitado y la motivación de este.

Esta solicitud debe encaminarse al director del proyecto, quien se encargara de dar inicio al proceso de aprobación de cambios.

Análisis técnico.

Si el cambio afecta al contenido técnico del proyecto, este debe ser analizado y aprobado por el responsable técnico del mismo. Un cambio que técnicamente no sea viable quedará descartado en este punto.

Cuantificación del cambio.

Para poder aprobar el cambio es necesario cuantificar el efecto que este tendrá sobre las limitaciones del proyecto:

  • Costo,
  • Tiempo,
  • Recursos, etc

Este análisis debe ser dirigido por el director del proyecto, pero realizado por el equipo del proyecto.

Aprobación.

Antes de aceptar el cambio y aplicarlo al proyecto, este debe ser aprobado por el sponsor o el comité de dirección de proyecto.

En el caso de proyectos realizados para terceros, esta aprobación debe incluir tanto al sponsor en el lado del cliente como él de la organización que realiza en proyecto.

Modificación de la planificación.

Una vez aprobado el cambio, este debe aplicarse a la planificación del proyecto, lo que implica:

  • modificar las líneas base del proyecto en base al análisis cuantitativo realizado, y
  • volver a emitir los documentos de planificación que se hayan visto alterados.

Informar.

Tanto si el cambio ha sido aprobado o no, es importante informar sobre el resultado a las personas implicadas:

  • En caso de no aprobación, el director del proyecto deberá informar a la persona que emitió la solicitud del resultado y los motivos de la no aceptación.
  • Una vez que el cambio está oficialmente aprobado y aplicado en la planificación del proyecto, el equipo del proyecto debe ser informado del cambio y de los efectos que ha tenido sobre el proyecto.

No sería la primera vez que se acepta un cambio y este no queda reflejado en el entregable, generando re-trabajo e insatisfacción del cliente.

Para ello es importante asegurarse que las personas que directamente están afectadas por el cambio lo conozcan.

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