La gestión de proyectos implica una planificación exacta de todos aquellos aspectos que intervienen en él, así como describir los objetivos, analizar los recursos necesarios.

El tiempo es un factor escencial, pues todo proyecto se encuentra limitado por fechas de entrega que se deben cumplir.

Para respetar el calendario establecido, es necesario planificar adecuadamente cada una de las actividades que componen el proyecto y distribuir el tiempo de la manera más eficaz.

Este tipo de planificación se representa a través de cronogramas de actividades, gráficos en los que se reflejan el principio y fin de cada actividad que componen el proyecto.

Pasos para elaborar un cronograma

Los pasos que deberás realizar para elaborar el cronograma de actividades son:

Recopilar la información clave para elaborar el cronograma. Lo primero que necesitas es conocer:

  • alcance del proyecto

  • la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas,

  • identificar los posibles obstáculos y limitaciones que puedas encontrarte.

Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la información, llega el momento de determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.

Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.

Establecer los recursos necesarios para cada actividad, No sólo necesitas conocer qué materiales vas a necesitar para el desarrollo de cada una de las actividades, también quién o quienes lo van a llevar a cabo y el coste que tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las entregas y poner en riesgo el proyecto.

Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea, es el momento de calcular el tiempo de duración.

Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe responsabilizarse de una serie de actividades, según su naturaleza.

Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado, debe ser revisado constantemente y mejorado siempre que sea posible.

En mi experiencia les puedo comentar que, entre mas detallado sea el cronograma, mejor sera:

  • El entendimiento de las actividades a realizar,
  • Tendrás mayor identificación del alcance del proyecto
  • Identificaras de mejor manera los recursos que se necesitan
  • Mostraras claridad al cliente del trabajo a realizar.

 

 

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