La mayoría de las reuniones de trabajo es común perder demasiado tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.

La causa principal de la falta de gestión de tiempo en la reuniones es la carencia de organización y priorización de los temas a revisar.

Para evitar que se pierda tiempo es necesario e importante que los responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente.

Las reuniones de trabajo resultan costosas para la empresa cuando no se planifican adecuadamente los temas a revisar

Recomendaciones que te ayudarán a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo para que sean verdaderamente efectivas:

  1. Previo a la reunión:

  • Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
  • Crear una agenda de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán
  • Convocar con tiempo previo suficiente a los asistentes para que estos tengan la oportunidad de  preparar sus intervenciones.
  • Enviar el la agenda a todos los participantes.

2. Durante la reunión:

  • Comenzar la reunión de manera puntual. La puntualidad es un aspecto fundamental. se debe de respetar la hora de inicio y fin de la reunión.
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas a tratar, el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir y se establecerán las reglas de participación e intervención de los invitados.
  • Seguir el desarrollo previsto en la agenda. Dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en agenda.
  • Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
  • No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión.

3. Al finalizar la reunión:

  • Determinar un tiempo al final de la reunión para que los participantes expongan sus dudas.
  • Sintetizar las conclusiones esenciales
  • Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
  • Agradecer la participación de los asistentes.

4. Después de la reunión:

  • Realizar la minuta de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Esta minuta debe contemplar:
    • El cumplimiento de los objetivos de la reunión.
    • La asignación de tareas a los diferentes participantes,
    • el tiempo que disponen para llevarlas a cabo,
    • La redacción y lectura de los acuerdos obtenidos durante la reunión.
  • Si es necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión. definiendo en ese momento hora y lugar.

 

Comparte
  • 13
    Shares