Es un documento realizado por el iniciador del proyecto o patrocinador del mismo. Dicho documento da la autorización formal de la existencia y/o realización de un proyecto.

Este documento da la autoridad formal al director del proyecto para que este pueda asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto, además documenta las necesidades de negocio, los supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente.

El acta de constitución del proyecto no se considera un contrato porque no existen consideraciones, compromisos o intercambios monetarios en su creación.

Al redactar este documento, se utiliza para iniciar un proyecto, es decir, después de la revisión del caso de negocio, análisis de necesidades, estudio de viabilidad o una descripción de la situación actual.

CONTENIDO DE UN ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO

  1. Se debe de asignar a un Project Manager o Administrador de Proyectos, para que este pueda participar en la elaboración del Acta. al participar, este, puede obtener la información inicial y fundamental del proyecto. Aunque si el Project Manager o Administrador de Proyectos, no son asignados, esto no frena la elaboración del documento
  2. Un formato establecido para la elaboración del Acta de constitución del proyecto (Fuente: www.pmi.org), dicha plantilla debe cumplir al menos con lo siguiente:
    1. Propósito del Proyecto o Justificación
    2. Descripción general del proyecto
    3. Requerimientos de alto nivel
    4. Objetivos del proyecto con su criterio de aceptación relacionado
    5. Riesgos de alto nivel
    6. Resumen de los hitos mas relevantes del cronograma
    7. Presupuesto resumen
    8. Lista de Stakeholders o interesados
    9. Requerimientos para la aprobación del proyecto
    10. Project Manager o Administrador de Proyectos asignado, su responsabilidad y nivel de autorización
    11. Nombre y nivel de autoridad del Sponsor o la persona que autoriza el acta de constitución del proyecto
  3. Realizar una reunión entre los interesados para revisión, modificación (en caso de ser necesario) o firmar el documento.

El objetivo principal por el cual se elabora un Acta de Constitución del Proyecto, es dar inicio y definir claramente límites del proyecto, así como, la creación de un registro formal del proyecto y el que los interesados acepten formalmente y se comprometa con el proyecto.

CONCLUSION

El PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE te dice que lo ideal es crear el acta para mitigar o eliminar posibles conflictos por no haber definido oportunamente el alcance del proyecto. Sin embargo la experiencia me dice que al menos en los proyectos que he tenido la dicha de participar, no existe ni siquiera un contrato formal, lo cual aumenta mucho, pero mucho los conflictos con el cliente por determinar qué es lo que realmente quiere y lo que realmente le puedes dar.

La experiencia me dice que el tener estos documentos desde el inicio del proyecto si pueden mitigar conflictos innecesarios con los interesados del proyecto.

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