Una Oficina de proyectos (PMO), es una entidad dentro de la organización, a la cual se le asignan responsabilidades. Existen diferentes tipos de oficinas de proyectos (PMO por sus siglas en ingles, Project Management Office) dependiendo de cada una de las responsabilidades que le sean asignadas, las cuales pueden ir desde realización de funciones de soporte hasta ser responsable de la gerencia de proyectos.

Las Oficinas de Proyectos (PMO) se ven cada vez más importantes, debido a la necesidad de aprovechar los mas que se pueda los recursos y aumentar el desempeño de los proyectos, para esto, se requiere seleccionar el Tipo de Oficina de Proyectos (PMO) más adecuado según las necesidades que requiera la organización.

“La PMO no es una sola persona”

Tipos de Oficina de proyectos según el PMI

Las oficinas de proyectos también pueden clasificarse según el grado de control directo que tienen sobre los proyectos. Esta es la clasificación utilizada por el Project Management Institute (PMI), que establece tres tipos de Oficina de Proyecto, a saber:

PMO1PMO de soporte/apoyo

  • Sus servicios son suministrados bajo demanda (cuando el proyecto lo solicite).
  • Proporciona expertiz, plantillas y mejores prácticas.
  • Es un repositorio de información en todos los proyectos de la organización, que consultan los proyectos cuando lo necesiten.
  • El grado de control proporcionado es bajo.
  • Debe aplicarse cuando los proyectos no requieren mucho control, o se están ejecutando con buenos resultados.

PMO de controlPMO3

  • Además de proporcionar soporte asegura en cumplimiento por diversos medios.
  • El cumplimiento implica verificar que se estén usando las metodologías, verificando el uso de plantillas y herramientas, así como otros mecanismos de gobernabilidad.
  • Puede aplicarse en organizaciones en las cuales no se estén aplicando procedimientos uniformes de Gerencia de Proyectos y se necesite estandarizarlos.
  • Al igual que la PMO de Soporte, suministra mejores prácticas, plantillas y experticia, pero además establece mecanismos para garantizar que se utilicen.
  • Los requerimientos exigidos por una PMO de control pueden incluir la adopción de cierta metodología o ciertas reglas.
  • Para que funcione, deben establecerse revisiones periódicas que cada proyecto debe aprobar.
  • Debe estarse seguro que los mecanismos de control implementados se realizaran en mejoras en la ejecución de los proyectos.
  • Es necesario garantizar el apoyo de la alta gerencia en exigir los controles que la PMO establece.
  • El grado de control proporcionado es medio.

PMO2PMO de Dirección

  • Asume las funciones de Soporte y Control de los Proyectos, pero además, la PMO Directiva se “Hace cargo” de los mismos, asumiendo su dirección.
  • La PMO Directiva es la que suministra la experticia en Gerencia de Proyectos, es decir los Gerentes de Proyectos reportan directamente a la PMO y no a áreas funcionales.
  • Gestiona los recursos entre proyectos y se encarga de su asignación.
  • Garantiza que las prácticas de Gerencia de Proyectos aplicadas en la organización sean uniformes, pues los Gerentes de Proyectos son suplidos y reportan a la PMO.
  • El grado de control proporcionado es alto.
 Omar Nieblas, Administrador de Proyectos en Novutek
Co-Fundador de Zoom Testing
Twitter: @Omar_Nie3las                  Facebook: omarnieblasblog                   Correo electrónico: omar.nieblas@gmail.com

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