Formas de Comunicación en un Proyecto

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Uno de los aspectos más importantes del trabajo del Project manager (administrador de proyectos) es la de promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida la obtención de los objetivos y la facilidad con la que se avance a lo largo del proyecto.

Una de las muchas responsabilidades, habilidades y capacidades con las que debe de contar el Project manager y  que puede volverse un dolor de cabeza si no la lleva a cabo de manera clara y precisa, es la comunicación.

 “Se estima que quienes dirigen proyectos dedican

aproximadamente un 90% de su tiempo a tareas

relacionadas directa o indirectamente con la comunicación.”

 La comunicación es una vía que se tiene que establecer entre los diferentes participantes o interesados del proyecto, para que este tenga éxito. De tal manera que la comunicación puede ser interna dentro del proyecto, o dentro del núcleo de trabajo; externa, la cual se refiere a cuando comunicas a los clientes, público en general.

También la comunicación puede darse de forma vertical (arriba y abajo), involucrando a diferentes niveles jerárquicos en la organización, además, existe la forma de comunicación horizontal, la cual se da entre colegas o con personas con responsabilidades similares.

Asimismo, la comunicación puede expresarse de diferentes maneras: formal o informal, escrita o verbal, es muy importante que cualquiera de estos tipos de comunicación que manejes deban de tener información clara y concisa.

El PMBok1 establece que existen varias formas y métodos en las que se puede comunicar y compartir la información importante entre los interesados de un proyecto. PMbok identifica tres categorías en las que pueden agruparse prácticamente todos estos métodos.

  1. Comunicación interactiva  Este forma es recíproca y puede involucrar a dos o muchas más personas.Una persona proporciona la información, otra u otras la reciben para después responder a dicha información.
  1. Comunicación tipo “push”  Este forma implica un flujo de información en un sólo sentido. El remitente proporciona la información a las personas que la necesitan pero no espera respuesta o retro-alimentación en la comunicación establecida.

 

  1. Comunicación tipo “pull”Con esta forma, el director de proyectos coloca la información en un lugar central. Después los destinatarios son responsables de recuperar la información de este lugar. Esta forma de comunicación es muy utilizada para distribuir información (documentos) de gran tamaño o enviarla a muchas personas, como ejemplo tenemos los repositorios de información, las base de datos de lecciones aprendidas, solo por mencionar algunas.

El Project manager es el responsable de definir el método de comunicación más adecuado para compartir información y abordar las necesidades de todos los interesados dentro de la estructura de un proyecto, ya sea internos o externos; también, es el responsable de generar un plan de comunicación formal donde queden registradas las acciones de comunicación durante el desarrollo del todo el proyecto.

No olvidemos que nuestro equipo de trabajo (proyecto) también es un interesado y que son parte del plan de comunicación que se realiza, para ellos este documento sirve como integrador, recordemos que un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es importante que los diferentes integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer, cuando lo deben hacer, dispongan de la información necesaria para hacerlo, y se sientan partícipes del mismo.

Algunos aspectos que hacen que la comunicación sea deficiente y que provoque fallas en la comunicación son:

  • Información equivocada e incompleta
  • Que la persona que emite el mensaje no se la adecuada o la responsable de hacerlo.
  • Canales de comunicación equivocados
  • Falta de claridad

Esto no significa que no existan más aspectos que puedan detectarse durante el proyecto que se ejecuta, y tampoco olvidemos que cada proyecto es diferente.

Es de gran importancia que las comunicaciones siempre deben considerar las necesidades y expectativas de los stakeholders (interesados del proyecto) quiénes debe saber qué, por qué, y cuando, la o las estrategia(s) de comunicación elegida debe orientarse a que los interesados estén informados y comprometidos con el proyecto.

@Omar_Nie3las

Project Manager

Co-Fundador de Zoom Testing

omar.nieblas@gmail.com

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